Iniziare questo articolo partendo da: “esattamente un anno fa…” sarebbe scontato o banale, in quanto tutto quello che è successo durante questa pandemia è solitamente tracciato da un prima e da un dopo, ancora da decifrare.
In effetti, la riorganizzazione verso l’utilizzo dei sistemi di video conferenza in senso lato, per noi risale a prima, alla fine del 2019, quando inauguravamo la nostra webinar room, uno spazio pensato per ottimizzare il lavoro del personale interno, riducendo le trasferte e per favorire i nostri clienti con la possibilità di organizzare eventi online, soprattutto a carattere formativo, supportati da strumenti e infrastrutture professionali.
Importanti investimenti in schermi, telecamere, microfoni, software e spazi in cloud erano mirati a organizzare un ambiente di produzione moderno, efficiente e di eccellenza. Ma non tutti erano pronti a questa “evoluzione”. Certamente abbiamo suscitato interesse e attenzione, ma pochi erano disposti a lasciare gli spazi reali, per incontri virtuali, o come si dice oggi online. Eppure, stiamo parlando di 16 mesi fa, non dei primordi di Internet connessi con un modem a 56k.
Tracciare questa linea temporale è importante perché gli strumenti per cambiare il modo di comunicare e realizzare eventi online c’erano da tempo, ma mancavano elementi più importanti: mentalità, competenze digitali e necessità.
Mentre le notizie sulla pandemia riempivano le giornate e le limitazioni portavano sempre più persone bloccate nelle case, tutti gli eventi programmati pre-pandemia, settimana dopo settimana, venivano cancellati o rimandati senza alcuna certezza. L’unica alternativa era una migrazione online, trasformando tempi, modi e abitudini, favorendo la partecipazione a distanza.
I software disponibili sul mercato per webinar o meeting erano diversi e alcuni, sconosciuti, si sono affermati con crescite rapidissime ed esponenziali (chi conosceva Zoom prima di un anno fa?). Improvvisamente è stato necessario, anzi obbligatorio, dotarsi di questi strumenti e in molti casi non è stata una scelta banale: mancavano le competenze per scegliere, implementare, adattare e utilizzare in un nuovo mondo del lavoro… new normal.
In questo anno di disorientamento e di difficoltà la nostra riorganizzazione aziendale sul modo di comunicare e di fare formazione è stata fondamentale, sia per ridare vita ai prodotti e servizi tipici di GGallery, sia per affiancare enti e aziende con interventi di servizio e consulenza: non si trattava semplicemente di fornire un account o di comprare una licenza, ma individuare necessità, strumenti operativi e personalizzazioni per ogni singola realtà.
L’esperienza ormai ventennale nell’e-learning e nell’organizzazione di eventi residenziali ha facilitato e accelerato un processo produttivo di innovazione sulla struttura informatica, integrando risorse differenti, con attenzione massima alla semplicità e alla scalabilità dell’offerta, senza rinunciare a una serie di servizi accessori funzionali a una diretta perfetta, che fosse anche accattivante e soprattutto interattiva.
Nella fase iniziale sono state dedicate molte energie e attività di analisi per individuare il sistema di video conferenza più immediato, efficiente e flessibile. Perché i nostri clienti/utenti non erano sullo stesso livello, anzi, molte persone facevano fatica anche a compiere i passi più elementari, come accendere la webcam e regolare il microfono.
È stato fondamentale fornire un’assistenza qualificata, attraverso tutor tecnici e di processo per guidare relatori e partecipanti nella soluzione di problemi banali come lo sfondo dell’inquadratura, l’illuminazione o la condivisione di video e immagini, o per la corretta impostazione metodologica nella gestione dei tempi, del ritmo delle interazioni o della webinar netiquette. Il bello della diretta richiede naturalmente che queste attività di assistenza e controllo continuino, anzi si intensifichino durante ogni evento, per prevenire problemi tecnici, garantire tranquillità a pubblico e relatori, gestire in modo efficiente le potenzialità dell’interazione a distanza, talvolta superiori a quelle residenziali.
Gli imbarazzi iniziali di pubblico e speaker sono stati molti, istruttivi e anche divertenti se visti dopo un anno di esperienza, con centinaia di webinar di ogni tipo e decine di migliaia di utenti collegati. Ancora oggi non si può dare tutto per scontato e per questo continuiamo a creare e utilizzare video trailer, sigle e video guide in attesa della diretta, per dare consigli, istruzioni di utilizzo e informazioni.
Nella progettazione dell’evento, la scelta del format tra webinar (raccomandato per grandi numeri di utenti) e meeting (destinato a un pubblico ridotto ma totalmente interattivo) è la prima valutazione da compiere e da definire per creare un ambiente adeguato rispetto agli obiettivi e al contesto.
I protagonisti di ogni evento devono avere la giusta visibilità e immagine, su un palco virtuale al quale normalmente non sono abituati. Per questo abbiamo alzato il livello di sicurezza e comfort, portando i main speaker nel nostro studio di produzione, dove possiamo personalizzare il set come in un talk televisivo, migliorando le riprese attraverso telecamere e microfoni professionali e soprattutto gestendo una regia in diretta che consente di inviare le immagini migliori, utilizzare sfondi virtuali o condividere e mixare contenuti multimediali.
I trucchi del mestiere rendono tutti gli interventi più fruibili, dinamici e qualitativi, tanto da meritare di essere registrati e post prodotti per essere poi caricati e visti in modalità asincrona su siti o piattaforme dedicate per ogni evento, con possibilità di tracciamento della fruizione, analisi dei tempi di accesso o integrazione di test e questionari.
L’impostazione dei primi eventi è stata di natura formativa o per la diffusione di comunicazioni formali, per poi evolversi in ambiti più complessi come convention, feste aziendali, meeting motivazionali di reti vendita, spettacoli teatrali, musica e improvvisazione.
In occasione del Natale, è stata per noi una grande soddisfazione organizzare gli “auguri online”, aiutando le aziende nostre clienti a gestire un momento di festa, sentito e voluto tra i colleghi, nonostante il momento difficile che tutti stavamo attraversando. Per una corretta impostazione del clima e del tono abbiamo puntato su biglietti d’invito a tema, sigle e musiche natalizie, abbiamo coinvolto ospiti famosi per l’intrattenimento, in altri casi sono stati i dipendenti stessi a chiedere uno spazio; fino a riuscire nella cosa che sembrava più complessa: fare un brindisi tutti insieme con spumante e panettone (spediti in anticipo dall’azienda al domicilio di ogni dipendente).
Gli eventi che creiamo, progettiamo e gestiamo oggi, sono sempre più sofisticati, curati e potenzialmente complessi. Abbiamo inventato nuovi modi di comunicare, formare e intrattenere un pubblico estremamente variegato, grazie a tante diverse figure professionali che devono cooperare all’unisono, pre-durante-post evento: informatici, tecnici audio/video, registi, copywriter, creatori di contenuti, tutor, conduttori, moderatori.
Che si tratti di un congresso su più giorni e con eventi in contemporanea, di una semplice riunione aziendale o di un vero e proprio spettacolo, organizzare un evento online vuol dire mettere al centro un’idea e svilupparla sotto tutti i punti di vista, con attenzione ai minimi dettagli e ai diversi accessori che possono renderlo unico. Certamente non può essere sottovalutato e pensato come una semplice videochiamata da fare in autonomia e con improvvisazione.
Forse, primo fra tutti è il valore dell’assistenza in ogni fase del processo, che permette a chi va in diretta di poter pensare solo alle cose da dire, e a chi partecipa di imparare o divertirsi, sapendo che in ogni caso una specie di grande fratello è pronto a intervenire.
Paolo Macrì
Articolo pubblicato su Genova Impresa 2/2021